In der Welt des Projektmanagements gibt es eine Vielzahl an Projektmanagement Tools und Programmen, die dabei unterstützen sollen, den Überblick zu behalten, Aufgaben zu verteilen, Abläufe zu planen und das Projekt zum erfolgreichen Abschluss zu bringen. Während Phasen eines sich anbahnenden Orientierungsverlustes kann man sich verleiten lassen, eine Übersicht über alle offenen Aufgaben in Excel zu erstellen. In diesem Blog Post schauen wir uns die Vor- und Nachteile dieser Praxis an. Im Folgenden wird erklärt, warum Projektmanagement Tools wie Jira deutlich mächtigere Werkzeuge sind und Excel maximal als Ergänzung Verwendung finden sollte. Jira wird im Folgenden beispielhaft für professionelle Projektmanagement Tools verwendet.
Warum sind wir verleitet Excel als Projektmanagement Tool zu verwenden
Es gibt Situationen im Verlauf eines Software Projekts, in denen es sinnvoll erscheint, sich mit Hilfe einer Excel Tabelle einen Überblick zu verschaffen. Für einen kurzen Moment kann das sogar funktionieren, denn Excel (oder Google Sheets) bietet in der Tat eine Reihe von Vorteilen:
- Excel ist schnell aufgesetzt: Öffnen, neue Datei, Überschrift. Los geht’s.
- Bekanntheit: Viele Menschen haben im Verlauf ihrer Karriere schon einmal mit Excel gearbeitet. Sie verfügen vielleicht sogar über entsprechende weitreichende Kenntnisse.
- Gute Performance: Änderungen an einer Excel oder Google Sheet Tabelle sind sofort sichtbar und es kommt in der Regel nicht zu Ladezeiten
- Überblick: Rauszoomen und kleine Zeilenhöhen erlauben es, während der Bearbeitung von Aufgaben oder Themen die anderen im Blick zu haben
Die Kombination dieser Vorteile kann dazu führen, dass am Projekt Beteiligte, die sich darüber hinaus noch nicht ausreichend mit Jira auskennen, Excel als Projektmanagement Tool nutzen. Wenn die Tabellen jedoch nicht nur für die persönliche Übersicht verwendet, sondern auch geteilt und weitergeleitet werden, nimmt das Unheil häufig seinen Lauf.
Nachteile von Excel
Bevor wir uns den Stärken von Jira widmen, gibt es auch ein paar Nachteile von Excel an sich.
- Zugriffsrechte: Es kann vorkommen, dass Projektbeteiligte keinen Zugriff auf die erstellten Tabellen haben und ihnen damit für sie relevante Informationen vorenthalten werden.
- Fehlende Dynamik, bzw. Merge-Konflikte: Dieser enorme Nachteil entsteht, wenn Excel-Tabellen verschickt, bearbeitet und wieder zurückgeschickt werden. In der Zwischenzeit kann das Originaldokument auch wieder bearbeitet worden sein. Diese Änderungen müssen dann in das bearbeitete Dokument übertragen werden, um keine Informationen zu verlieren. Durch die Verwendung eines gemeinsam bearbeiteten Google Sheets kann dieser Nachteil ausgeklammert werden.
- Nachvollziehen von Änderungen: Insbesondere wenn eine Excel-Tabelle von mehreren Leuten bearbeitet wird, ist forensische Forschung nötig, um nachvollziehen zu können, wer welche Änderung oder Löschung veranlasst hat. Fehler sind dadurch schwierig zu entdecken und zu korrigieren.
- Konzipierung: Excel ist nicht als Projektmanagement Tool konzipiert und hat seine Stärken in der Tabellenkalkulation und Auswertung.
Warum wir am Ende sowieso alles in Jira übertragen müssen
Wir gehen in unserem Vergleich von Excel und Jira davon aus, dass ein Projekt in Jira schon aufgesetzt und dafür vorgesehen ist, für die Planung und Umsetzung verwendet zu werden. Es war also nicht von vornherein geplant, das gesamte Projekt in Excel zu managen. Dies wäre auch keine gute Idee. Excel bietet die schnelle Möglichkeit einer Momentaufnahme mit anschließender Übersicht über alle Aufgaben und Themen. Wegen der genannten Nachteile und der noch folgenden Vorteile von Jira wird jedoch deutlich, dass das Projekt nicht mit Hilfe von Excel zum Abschluss gebracht werden kann. Es sollte auf die Erstellung einer Excel Tabelle mit anschließendem Rückübertrag in Jira verzichtet werden. An Stelle dieses Aufwandes empfiehlt es sich, Jira so für sich zu nutzen, dass ein ebenso guter Überblick möglich ist und darüber hinaus von den weiteren Vorteilen profitiert werden kann.
Die Stärken von Jira als gewähltes Projektmanagement Tool
Die größte Stärke von Jira ist die Mehrdimensionalität. Diese Funktion bedeutet, Ticketdetails anzulegen und dabei in tiefere Details einzusteigen, als es eine Tabelle darstellen könnte.
Weitere Stärken im Überblick:
- Hinzufügen von Anhängen: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Screenshots, Scribbles, schematische Zeichnungen – all das kann Wunder wirken, wenn es darum geht, komplexe Zusammenhänge zu erklären. Insbesondere die Vorschaufunktion in Jira macht das Hinzufügen von Anhängen gerade im Vergleich zu Excel zu einem wertvollen Feature.
- Kommentare: Jedes Ticket in Jira hat seine eigene Kommentarspalte. Darin ist eindeutig nachzuvollziehen, wer wann einen Kommentar verfasst hat. Beim Durchlaufen eines Implementierungsprozesses ist dies ein “Must-have”, um schnell den aktuellen Status erfassen zu können.
- Boardansicht: In der Backlog Ansicht lässt sich eine filterbare Liste von Aufgaben darstellen, während in der Kanban Ansicht die Status einer Aufgabe nach Spalten getrennt und dynamisch angepasst visualisiert werden.
- Time Tracking: Dadurch, dass jeder User seine Zeit, die er mit einer Aufgabe verbracht hat, loggt, kann der Aufwand einer Aufgabe nachvollzogen werden. Jeder Kollaborateur muss nur auf seine eigenen Aufwände achten und sie werden übersichtlich addiert. Zudem wird die geloggte Zeit automatisch von einer vorher eingetragenen Schätzung abgezogen, sodass der Restaufwand auf einen Blick ersichtlich ist.
- Dynamische Verlinkungen: Abhängigkeiten zwischen Tickets (Aufgaben) können mit Jira verlinkt werden, sodass eine Vorschau des verlinkten Tickets dargestellt wird. So kann der Zusammenhang schneller erfasst werden, oft auch ohne die betreffende Verlinkung zu öffnen.
Jira wurde speziell für das Projektmanagement entwickelt. So kann davon ausgegangen werden, dass auch Weiterentwicklungen dieses Projektmanagement Tools auf die Bedürfnisse von Projektmanagern zugeschnitten sind.
Fazit
In der Vorbereitungsphase eines Projekts, wenn es also um die Kalkulation von Projektbestandteilen geht, ist Excel ein Segen. Es ist geeignet, um Tickethülsen anzulegen, die später per Bulk Import in das Projektmanagement Tool übertragen werden. Für die Umsetzung eines Projekts und die detaillierte Nachverfolgung der zahlreichen Aufgaben kann Excel jedoch maximal als Ergänzung dienen. Für eine saubere Dokumentation der Fortschritte und des tatsächlichen Aufwands ist ein dediziertes Projektmanagement Tool unerlässlich – das bietet Jira.
Weitere Informationen zum Thema User Stories findest du hier.
